Ny kontrolpakke skal styrke selskabs- og regnskabskontrollen
Notat citeret og gengivet med tilladelse fra Advokat (H) Jacob Monberg,Mazanti-Andersen Korsø Jensen
Folketinget har i maj 2020 vedtaget et lovforslag, som indebærer ændringer af årsregnskabsloven, selskabsloven, lov om visse erhvervsdrivende virksomheder, revisorloven og forskellige andre love.
Loven er en såkaldt kontrolpakke, der har til formål at styrke selskabs- og regnskabskontrollen og derigennem give Erhvervsstyrelsen mere effektive muligheder for som kontrolmyndighed at sætte ind overfor økonomisk svindel og fremme et ansvarligt erhvervsliv. Kontrolpakken vil i sin helhed træde i kraft den 1. januar 2021.
Udover en kort præsentation af visse øvrige ændringer, sætter vi i artiklen her fokus på kontrolpakkens krav til selskabers opbevaring af selskabsdokumenter, da indførelsen af dette krav vil have praktisk betydning for alle selskaber
Kontrolpakkens øvrige tiltag
Kontrolpakken indeholder flere tiltag, som skal styrke selskabs- og regnskabskontrollen. I dette afsnit omtales en række udvalgte eksempler.
Skærpelser af regnskabskontrollen
Kontrolpakken indskærper blandt andet regnskabskontrollen ved at forpligte virksomheder, der i overensstemmelse med årsregnskabslovens § 32 har undladt at oplyse deres nettoomsætning i årsrapporten, til at indberette denne til Erhvervsstyrelsen i forbindelse med indsendelse af årsrapporten. Indberetningen, der er fortrolig og undtaget fra aktindsigt, skal bruges til at kontrollere, om virksomhederne aflægger årsrapport efter den korrekte regnskabsklasse.
Herudover giver kontrolpakken Erhvervsstyrelsen mulighed for at trække offentliggjorte årsrapporter tilbage, hvis årsrapporten lider af alvorlige fejl eller mangler.
Skærpelser af regnskabskontrollen
Kontrolpakken indeholder flere skærpelser af selskabskontrollen. For at bekæmpe brugen af såkaldte stråmænd indeholder kontrolpakken eksempelvis et krav om, at den registrerede selskabsledelse skal udgøres af personer, der faktisk fungerer som ledelsesmedlemmer.
Derudover indeholder kontrolpakken flere tiltag, der giver Erhvervsstyrelsen mulighed for at kontrollere selskabers indberettede oplysninger, således at oplysningernes rigtighed sikres bedst muligt.
Vedtagelsen af kontrolpakken indebærer også, at der fremover ved kontante kapitalforhøjelser skal indsendes dokumentation for indbetaling af selskabskapitalen. Dette gælder allerede i dag ved kontant stiftelse af selskaber.
Pligt til opbevaring af selskabsdokumenter
Kontrolpakken pålægger det enkelte selskabs direktion at opbevare selskabsdokumenter på betryggende vis i mindst fem år fra udgangen af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører. Opbevaringspligten har virkning for selskabsdokumenter, der udarbejdes i regnskabsår, der begynder den 1. januar 2021eller senere.
Selskabsdokumenter
Kontrolpakken tilføjer en definition af ”selskabsdokumenter” til selskabslovens definitionsbestemmelse. Det fremgår heraf, at selskabsdokumenter er de dokumenter og bilag, som selskabet er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til selskabsloven eller regler fastsat i medfør af selskabsloven.
Denne brede definition omfatter blandt andet stiftelsesdokument, vedtægter, forretningsorden, generalforsamlingsprotokollater, dokumentation vedrørende oplysninger om ejerforhold og dokumentation for indbetaling af selskabskapital. Da der som nævnt indføres krav om dokumentation for indbetaling af selskabskapital ved kontante kapitalforhøjelser, gælder opbevaringspligten i relation hertil både ved kontant stiftelse og ved kontante kapitalforhøjelser.
Da definitionen ikke begrænser sig til de dokumenter og bilag, som udarbejdes af selskabet, men omfatter alle dokumenter og bilag, som selskabet er forpligtet til at lade udarbejde, omfattes også dokumenter, der udarbejdes af eksempelvis revisor i henhold til selskabsloven. Dette omfatter eksempelvis en vurderingsberetning efter selskabslovens § 36.
Det er dog ikke alle dokumenter af relevans for selskabet, som omfattes af opbevaringspligten. Da dette alene gælder dokumenter og bilag, som selskabet er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til selskabsloven eller regler fastsat i medfør af selskabsloven, omfattes eksempelvis opbevaring af regnskabsmateriale, der er omfattet af bogføringslovens krav, som udgangspunkt ikke.
Frivilligt udarbejdede dokumenter, der udarbejdes i tilknytning til selskabsretlige beslutninger, udgør også selskabsdokumenter omfattet af opbevaringspligten, idet de anses som bilag til de selskabsretlige beslutninger. Da oplysninger, vurderinger og lignende af regnskabsmæssig karakter ofte vil indgå som en del af beslutningsgrundlaget, når der skal træffes selskabsretlige beslutninger, vil disse dokumenter derved kunne blive omfattet af opbevaringspligten.
Øvrige dokumenter, der udarbejdes frivilligt, men som ikke indgår i selskabsretlige beslutninger, vil derimod ikke udgøre selskabsdokumenter og omfattes dermed ikke af opbevaringspligten.
Indholdet af opbevaringspligteN
Selskabsdokumenterne skal opbevares på en sådan måde, at de uden vanskeligheder kan gøres tilgængelige i Danmark for de offentlige myndigheder, som har ret til at få gjort dokumenterne tilgængelige for dem.
Selskabsdokumenterne kan opbevares elektronisk eller i papirform. Hvis dokumenterne ikke opbevares elektronisk, skal opbevaringen i papirform ske i Danmark. Dette skal sikre, at dokumenterne kan fremfindes inden for rimelig tid uanset valg af opbevaringsmetode. Opbevares selskabsdokumenterne elektronisk, er det værd at bemærke, at der i kontrolpakken ikke stilles krav til den fysiske placering af servere mv., der anvendes til den elektroniske opbevaring.
Opbevaringspligten skal også iagttages ved selskabets ophør, opløsning eller ændring i direktionen. I tilfælde af selskabets ophør pålægger kontrolpakken den senest registrerede direktion at sørge for, at selskabsdokumenterne fortsat opbevares i overensstemmelse med loven. Opløses selskabet ved skifterettens mellemkomst, kan skifteretten dog beslutte, at andre end den senest registrerede direktion skal opbevare selskabsdokumenterne. Fratræder selskabets direktion i andre tilfælde, skal medlemmerne af den fratrædende direktion sørge for, at selskabsdokumenterne for perioden frem til fratrædelsestidspunktet opbevares efter loven og overleveres i forbindelse med den nye direktions indtræden.
Sanktioner
I relation til opbevaringspligten skal man være opmærksom på, at både manglende og mangelfuld opbevaring af selskabsdokumenter kan straffes med bøde og i værste fald tvangsopløsning af selskabet.
Bøde udstedes som udgangspunkt til selskabet, men kan også udstedes til de ansvarlige personer i selskabet, såfremt disse forsætligt eller groft uagtsomt har medvirket til en overtrædelse, der ikke er af underordnet karakter.
Tvangsopløsning er som yderste sanktion reserveret til graverende tilfælde, hvor selskabet grundlæggende ikke har overholdt opbevaringspligten. Hvis selskabet har mulighed for at berigtige forholdet, kan selskabet blive meddelt en frist, inden selskabet oversendes til tvangsopløsning.
Ikrafttræden
Mens dele af kontrolpakken allerede er trådt i kraft den 1. juli 2020, træder flere dele af ontrolpakken, herunder dennes krav til selskabers opbevaring af selskabsdokumenter, i kraft den 1. januar 2021. Det er vores anbefaling, at selskabsledelsen allerede nu sætter sig ind i reglerne om opbevaringspligten og de øvrige tiltag i kontrolpakken.
Read more
